Abonnement

Les captures d'écran montrent ScoreStory en néerlandais. L'application elle-même parle votre langue : choisissez-la dans votre compte.

Organisation → Abonnement montre, sur un seul écran, la formule dont vous disposez, le nombre de participants que vous avez eus sur la période, ce que cela coûte et l'ensemble de vos factures. Réservé aux administrateurs.

Vous ne voyez pas cet onglet ? C'est que cet environnement fonctionne sans abonnement — rien n'est facturé et aucune limite ne s'applique.

Choisir à la création

Lorsque vous créez une organisation, vous choisissez sur-le-champ la formule qui s'y applique : Gratuit ou l'un des forfaits. Choisissez Gratuit et c'est terminé — vous arrivez chez Vox, qui vous aide à créer une enquête. Choisissez un forfait et vous passez directement à vos coordonnées de facturation et à votre moyen de paiement, les mêmes étapes que dans l'assistant ci-dessous. Si vous abandonnez en cours de route, votre organisation existe quand même, sur la formule gratuite ; vous pourrez toujours souscrire plus tard.

Vous pouvez créer deux organisations avec la formule gratuite. Les organisations que vous avez supprimées depuis comptent aussi. Si vous en créez une troisième, la carte Gratuit est grisée, avec l'explication, et vous choisissez un forfait. Cette organisation ne reçoit pas d'entretiens gratuits : les entretiens démarrent dès que votre paiement est passé. Seules les organisations que vous créez vous-même comptent, pas celles auxquelles vous avez été invité. Vous avez besoin de plus d'organisations gratuites pour une bonne raison ? Contactez le support.

La formule gratuite

Gratuit, c'est gratuit : pas de carte, pas de mandat de prélèvement, rien à remplir au préalable, et pas de date de fin. La formule gratuite n'a qu'une seule limite : dix entretiens au total. Jusque-là, vous pouvez faire tout ce que l'application propose : construire des questionnaires, envoyer des invitations, mener des entretiens, consulter les résultats et les exporter.

Une seule chose vous est impossible : ajouter votre propre domaine d'envoi. Cela demande un travail DNS de notre côté comme du vôtre, et nous ne le faisons qu'une fois l'abonnement souscrit. Avec la formule gratuite, vous envoyez depuis l'adresse de la plateforme ScoreStory, ce qui fonctionne très bien.

La page Abonnement indique combien d'entretiens gratuits il vous reste. Quand il n'en reste que quelques-uns, cela s'affiche aussi en haut de l'écran, avec un bouton permettant de souscrire un abonnement.

Les dix entretiens sont épuisés ? Dans ce cas, aucun nouvel entretien ne démarre ; la personne que vous invitez voit un écran soigné au lieu d'un entretien. Créer des invitations, modifier des enquêtes, consulter les résultats — tout cela continue de fonctionner, et rien n'est jamais supprimé. Souscrivez un abonnement et les entretiens reprennent.

Souscrire un abonnement

Cliquez sur Souscrire un abonnement et vous arrivez sur un écran comportant trois étapes et rien d'autre — pas de menus, seulement une flèche de retour en haut à gauche.

1. Forfait. Trois forfaits côte à côte, chacun avec son prix, les participants inclus, le tarif par participant supplémentaire et ce que cela vous coûterait sur cette période compte tenu de votre utilisation actuelle. En haut, vous choisissez entre le mensuel et l'annuel.
2. Coordonnées. Nom de l'entreprise, numéro de TVA, adresse et adresse e-mail à laquelle les factures doivent être envoyées. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
3. Moyen de paiement. Prélèvement automatique ou carte de crédit. Terminer vous conduit à la confirmation de votre moyen de paiement. Dès que celle-ci aboutit, votre abonnement démarre et votre première facture part.

Pour le modifier par la suite, utilisez Modifier l'abonnement sur la page Abonnement. Il s'agit du même assistant : vous le parcourez avec vos choix actuels déjà renseignés, et votre moyen de paiement existant peut rester tel quel.

Quand quelqu'un compte-t-il comme participant ?

Une personne compte dès qu'elle a commencé le questionnaire et donné au moins une réponse. Cette première réponse peut être le score ou une réponse écrite ou orale dans l'entretien — selon ce qui vient en premier.

Ce qui ne compte pas :

• une personne qui ouvre l'invitation mais ne remplit rien ;
• un entretien que vous démarrez vous-même avec le bouton Tester l'enquête ;
• le nombre de messages qu'elle envoie ensuite. Un participant reste un participant, même après un entretien de vingt échanges.

Forfaits

Vous choisissez un forfait assorti d'un certain nombre de participants inclus. Si vous le dépassez, vous payez par participant supplémentaire ; ce tarif diminue à mesure que le forfait augmente.

La première étape de l'assistant indique également, pour chaque forfait, ce que vous paieriez sur cette période compte tenu de votre nombre actuel de participants. Cette ligne n'est pas décorative : la grille tarifaire ne progresse pas uniformément partout. Il existe des tranches où un plus grand forfait revient moins cher qu'un forfait plus petit assorti de participants à l'unité — les points de bascule se situent à 32 et 167 participants. Si vous vous trouvez dans une telle tranche, l'économie est indiquée au-dessus de la barre d'utilisation. Vous n'avez rien à faire : changer est un choix, pas une obligation.

Mensuel ou annuel

• Mensuel — un nouveau volume de participants chaque mois.
• Annuel — vous payez dix mois sur douze, et les participants sont mutualisés sur l'ensemble de l'année. Un été calme et un automne chargé s'équilibrent. Pour des enquêtes qui arrivent par vagues, c'est généralement la formule la plus adaptée.

Vous changez de forfait en cours de période ? Vous payez l'ancien forfait jusqu'au changement et le nouveau ensuite. Les deux montants apparaissent comme des lignes distinctes sur votre facture, afin que vous puissiez vérifier le calcul.

Le plafond

Le plafond est lié à un abonnement et apparaît dès que vous en avez un ; avec la formule gratuite, les dix entretiens constituent la limite et il n'y a rien à régler.

À côté du forfait se trouve un plafond, exprimé en pourcentage de votre forfait. La valeur par défaut est de 300 % : avec 50 participants inclus, 150 au maximum sur une période. Il ne peut pas descendre en dessous de 100 % — cela reviendrait à refuser des participants que vous avez déjà payés.

Sous le champ, vous voyez ce que coûte un entretien au-delà de votre forfait, et ce que vous paieriez en supplément si vous atteigniez entièrement le plafond. Ce chiffre se met à jour à mesure que vous saisissez un autre pourcentage, de sorte que vous voyez ce que vous réglez avant d'enregistrer.

Le plafond existe pour qu'un lien ouvert qui circule plus loin que prévu ne se transforme pas en facture surprise. Vous le définissez vous-même ; si vous attendez un pic, relevez-le à l'avance.

Ce qui se passe aux abords du plafond :

• Bien en dessous — rien. Le compteur continue simplement de compter.
• À partir de 80 % — un avis en haut de l'écran, sur chaque page des paramètres de votre organisation.
• Au plafond — les nouveaux participants voient un message soigné au lieu d'un entretien. Les entretiens déjà en cours ne sont jamais interrompus.

Comptes gratuits

Certains espaces de travail sont gratuits — un pilote, un partenaire ou un espace de travail interne. La page indique alors en haut que ce compte est gratuit, avec la raison. L'utilisation est malgré tout mesurée et les coûts sont malgré tout calculés (afin que vous puissiez voir ce que cela coûterait), mais rien n'est facturé et aucun plafond ne s'applique.

Il en va de même sur un environnement de test : vous voyez votre utilisation et les montants correspondants, mais vous ne vous heurtez jamais à une limite.

Moyen de paiement

Votre moyen de paiement actuel figure sur la page Abonnement, avec un bouton Modifier à côté. Vous confirmez le nouveau chez Mollie ; rien de supplémentaire n'est facturé, car la période dans laquelle vous vous trouvez est déjà payée. Le prélèvement automatique coûte un centime à confirmer, une carte ne coûte rien.

Lorsque vous souscrivez un abonnement pour la première fois, la troisième étape de l'assistant est celle où vous choisissez votre mode de paiement :

Dans les deux cas, vous payez la première période sur-le-champ, TVA comprise, et ce même paiement nous autorise pour les périodes suivantes.

• Prélèvement automatique (recommandé) — vous payez par Wero. Ensuite, le coût par prélèvement est fixe, quel que soit le montant. Sur un abonnement important, cela représente environ 15 € de moins par mois qu'une carte.
• Carte de crédit — vous payez par carte. Pratique, mais les frais de transaction augmentent avec le montant.

Vous vous abonnez depuis la formule gratuite ? Votre abonnement démarre sur-le-champ. Une facture part immédiatement, et elle correspond à une période qui commence réellement. Les entretiens menés gratuitement ne comptent pas dans votre forfait : celui-ci part de zéro.

Facturation et TVA

Le forfait est payé d'avance, les participants supplémentaires à terme échu. Cette répartition découle de la nature de chacun : le prix du forfait est fixé avant le début de la période, et le nombre de personnes qui participent n'est connu qu'une fois celle-ci terminée.

Une facture par fin de période couvre les deux :

Une seule règle détermine le moment où un changement prend effet : vous gagnez quelque chose et cela se produit immédiatement ; vous renoncez à quelque chose et cela attend la fin de votre période en cours.

• Vers un forfait plus grand — vous disposez immédiatement du volume supérieur, vous recevez donc immédiatement une facture correspondante. La différence est calculée sur la partie restante de la période ; la partie dont vous avez déjà bénéficié a été facturée correctement.
• Vers un forfait plus petit — cela attend la fin de votre période en cours. Jusque-là, vous conservez le forfait que vous avez déjà payé, et rien ne change dès à présent sur votre facture. La page Abonnement affiche un avis indiquant la date de prise d'effet, ainsi qu'un bouton permettant d'annuler ce changement si vous vous ravisez.
• De l'annuel au mensuel attend pour la même raison : l'année est achetée et ne peut pas être « dé-achetée ».
• Du mensuel à l'annuel prend en revanche effet immédiatement — il s'agit d'un engagement plus long, payé d'avance. Votre période en cours est close sur-le-champ : les éventuels participants supplémentaires sont facturés, la partie inutilisée de votre forfait vous est créditée, et votre année démarre le jour même. Votre date de facturation suit ce mouvement.

Chaque facture vous parvient par e-mail avec un PDF, et elles sont toutes répertoriées au bas de cette page.

Renseignez vos informations de facturation avant l'établissement de la première facture — elles sont figées au moment de l'émission, si bien qu'une modification ultérieure ne change rien aux factures antérieures.

À propos de la TVA :

• Pays-Bas — 21 %.
• UE hors Pays-Bas, avec un numéro de TVA valide — autoliquidation, 0 %.
• UE hors Pays-Bas, sans numéro de TVA valide — 21 %.
• Hors UE — hors du champ d'application de la TVA, 0 %.

Votre numéro de TVA est contrôlé auprès de VIES, le service de vérification de la Commission européenne. Ce service est régulièrement indisponible ; rien n'est bloqué pour autant. Tant que le contrôle n'a pas abouti, nous facturons 21 %, et dès qu'il aboutit, la facture suivante est déjà correcte.

Si un paiement échoue

Un prélèvement échoué relève généralement d'un problème de solde ou de carte et se résout de lui-même. Nous réessayons aux jours 1, 3, 7 et 14. Vous pouvez voir où cela en est sur cette page et dans l'avis en haut de l'écran.

Pendant ce temps, seuls l'envoi d'invitations et la création de nouvelles enquêtes sont désactivés. Tout ce qui est déjà en place continue de fonctionner : les entretiens issus d'invitations déjà envoyées se poursuivent, et vos résultats et vos participants restent visibles. Rien n'est jamais supprimé.

Si le compte a été clôturé ou le mandat révoqué, réessayer n'a aucun sens. Nous vous demandons alors un nouveau moyen de paiement ; dès qu'il y en a un, la facture en souffrance est malgré tout prélevée.

Résilier

Vous pouvez résilier dès lors que vous avez un abonnement — la formule gratuite n'a pas besoin d'être résiliée, elle ne coûte rien et continue tout simplement.

Vous résiliez au bas de la page. Votre abonnement prend fin à l'issue de la période que vous avez déjà payée — jamais en cours de période, car les participants que vous avez déjà invités doivent pouvoir terminer leur entretien. Jusque-là, vous pouvez annuler la résiliation en un seul clic.

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