Exit-Interview: Fragen und Vorgehen
Ein Exit-Interview, auch Austrittsgespräch genannt, ist ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, mit einem einzigen Ziel: verstehen, warum, damit Sie den Nächsten halten können. Es funktioniert, wenn jemand anderes als die eigene Führungskraft es führt, wenn Sie bei der ersten Antwort nachfragen und wenn Sie die Ergebnisse aller Ausscheidenden gemeinsam betrachten statt Person für Person.
Warum ein Exit-Interview?
Wer geht, hat wenig zu verlieren und kann oft deutlicher sagen, wo es hakt, als Kollegen, die bleiben. Das macht ein Exit-Interview zu einer der ehrlichsten Informationsquellen, die Sie haben, vorausgesetzt, Sie gehen es richtig an.
Der Wert liegt selten in einem einzelnen Gespräch, sondern im Muster. Everett Spain und Boris Groysberg beschreiben in der Harvard Business Review einen Finanzdienstleister, bei dem eine Abteilung unter einer neuen Führungskraft innerhalb eines Jahres von 17 auf 8 Personen schrumpfte. Die Exit-Interviews wiesen auf diese Führungskraft hin, zeigten aber auch etwas Größeres: Das Unternehmen beförderte Menschen aufgrund ihrer fachlichen Qualitäten, nicht aufgrund ihrer Führungsqualitäten. Die Geschäftsleitung passte daraufhin die Beförderungspolitik an. Ein einzelnes Gespräch hätte das nicht gezeigt; die Reihe schon.
Gespräch, Fragebogen oder beides?
Es gibt drei gängige Formen, jede mit Vor- und Nachteilen:
| Form | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Persönliches Gespräch mit HR | Sie können nachfragen, Ton und Nuancen kommen an. | Kostet Zeit, hängt von der Gesprächsführung ab, schwer vergleichbar. |
| Onlinefragebogen | Schnell, vergleichbar, leicht auszuwerten. | Kurze, vorsichtige Antworten. Niemand fragt nach. |
| Gespräch mit einem externen Anbieter oder einem KI-Interviewer | Mehr Abstand, was zu mehr Offenheit führen kann. Strukturiert und trotzdem nachfragend. | Weniger persönlich. Erfordert klare Absprachen darüber, wer was zu sehen bekommt. |
Welche Form Sie auch wählen, drei Dinge gelten immer:
- Nicht die eigene Führungskraft. Ist die Führungskraft Teil des Grundes für die Kündigung, erfahren Sie das in diesem Gespräch nicht. Lassen Sie HR, einen Kollegen aus einer anderen Abteilung oder einen externen Anbieter das Gespräch führen.
- Der richtige Zeitpunkt. Zwischen Kündigung und letztem Arbeitstag sind Menschen am besten erreichbar. Kurz vor dem Abschied sind die Emotionen manchmal groß; eine oder zwei Wochen vorher funktioniert oft besser.
- Freiwillig, und das auch sagen. Erklären Sie, warum Sie fragen, was Sie mit den Antworten tun und wer sie zu sehen bekommt.
Fragen für ein Exit-Interview
Nutzen Sie sie als Leitfaden, nicht als Checkliste. Die besten Informationen kommen meist aus der Nachfrage zur ersten Antwort: Können Sie dafür ein Beispiel nennen?
Die Entscheidung zu gehen
- Was war der wichtigste Grund, sich nach etwas Neuem umzusehen?
- Wann haben Sie zum ersten Mal darüber nachgedacht? Gab es einen Moment, der den Ausschlag gab?
- Hätte Sie etwas halten können? Was?
- Haben Sie Ihre Zweifel schon früher mit jemandem geteilt? Wie wurde darauf reagiert?
Die Arbeit und die Rolle
- Entsprach die Stelle dem, was Sie bei Ihrem Start erwartet hatten?
- Konnten Sie Ihre Stärken in Ihrer Arbeit ausreichend einsetzen?
- War die Arbeitsbelastung gut zu bewältigen? Was hat es schwer gemacht?
- Hatten Sie die Mittel und den Spielraum, Ihre Arbeit gut zu machen?
Führungskraft und Team
- Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Ihrer Führungskraft beschreiben?
- Haben Sie das Feedback und die Unterstützung bekommen, die Sie brauchten?
- Wie war die Stimmung in Ihrem Team?
- Konnten Sie sagen, was Sie dachten, auch wenn es kritisch war?
Entwicklung und Wertschätzung
- Haben Sie hier einen nächsten Schritt für sich gesehen?
- Haben Sie sich für Ihre Arbeit wertgeschätzt gefühlt?
- Was bietet Ihr neuer Arbeitgeber, das Ihnen hier gefehlt hat?
Was bleibt und was sich ändern sollte
- Was werden Sie am meisten vermissen?
- Was sollten wir unbedingt beibehalten?
- Wenn Sie eine Sache für die Kollegen ändern dürften, die bleiben, welche wäre das?
- Würden Sie uns als Arbeitgeber empfehlen? Warum oder warum nicht?
- Würden Sie jemals zurückkommen? Was wäre dafür nötig?
So führen Sie das Gespräch
Zuhören, nicht verteidigen. Es ist verlockend, zu erklären, warum etwas so gelaufen ist. Tun Sie es nicht: Ihr Ziel ist zu verstehen, nicht recht zu bekommen.
Fragen Sie bei allgemeinen Antworten nach. „Bessere Chancen“ und „die Kultur“ sind ein Anfang. Welche Chancen? Welcher Moment? Was ist da passiert?
Notieren Sie, was gesagt wurde, nicht, was Sie davon halten. Verwenden Sie so weit wie möglich die Worte der ausscheidenden Person. Daraus ziehen Sie später die Muster.
Schließen Sie gut ab. Bedanken Sie sich, sagen Sie, was mit den Informationen geschieht, und lassen Sie die Tür offen. Ehemalige Mitarbeiter sind Botschafter, oder das Gegenteil.
Von einzelnen Gesprächen zu Mustern
Ein Exit-Interview ist eine Geschichte. Zwanzig Exit-Interviews sind Daten. So holen Sie mehr heraus:
- Verwenden Sie immer dieselben Kernfragen, damit Sie über Abteilungen und Jahre hinweg vergleichen können.
- Gruppieren Sie die Gründe nach Themen, etwa Führungskraft, Entwicklung, Arbeitsbelastung, Vergütung und Pendelzeit, und zählen Sie pro Zeitraum.
- Schauen Sie pro Abteilung und pro Führungskraft, aber nur, wenn die Zahlen groß genug sind, um niemanden erkennbar zu machen.
- Legen Sie es neben Ihren eNPS. Ein Team mit sinkendem eNPS und vielen Ausscheidenden mit demselben Grund ist ein Signal, das Sie nicht ignorieren können.
- Besprechen Sie es mit der Geschäftsleitung, nicht nur innerhalb von HR. Muster betreffen oft die Unternehmenspolitik.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Ein Exit-Interview betrifft eine erkennbare Person, und die Antworten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Legen Sie fest, wer die Protokolle lesen darf und wie lange Sie sie aufbewahren, und teilen Sie das der ausscheidenden Person vorab mit. Berichten Sie an Führungskräfte und Geschäftsleitung möglichst nur zusammengefasst und über mehrere Ausscheidende gleichzeitig.
Vollständige Anonymität ist bei Exit-Interviews schwierig: In einer kleinen Organisation gehen pro Monat nur wenige Menschen, und wer gegangen ist, weiß jeder. Versprechen Sie deshalb keine Anonymität, die Sie nicht einhalten können, und sagen Sie klar, was vertraulich bleibt. Was Anonymität wirklich verlangt, lesen Sie in unserem Ratgeber zur anonymen Mitarbeiterbefragung und zur DSGVO.
Exit-Interviews mit ScoreStory. Sie schicken einem ausscheidenden Mitarbeiter eine persönliche Einladung. Nach der eNPS-Frage führt Vox, der KI-Interviewer, das Gespräch: Er fragt nach dem Grund und nach konkreten Beispielen, und die Antworten aller Ausscheidenden werden automatisch zu Themen gruppiert. Eine anonyme Befragung ist möglich, aber bei wenigen Ausscheidenden pro Zeitraum kann jemand trotzdem erkennbar sein, und das sagen wir ehrlich dazu. Mehr auf der Produktseite.
Quellen
- Making Exit Interviews Count, Everett Spain und Boris Groysberg, Harvard Business Review, April 2016
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